KANBEI SIGNで契約書の締結・管理を整理する

KANBEI SIGNが候補になる場面

KANBEI SIGNは契約締結の有無と利用規模で選ぶ

公式ページでは全プランの初期費用は無料と案内されています。フリープランは保管・管理用で、契約締結にはスタータープラン以上が必要です。各プランの送信件数や対象機能、補助金の適用条件は申込み前に必ず確認してください。

向いている人・慎重に比較したい人

導入前に確認する5項目

1. 毎月の契約書送信数と保管数を数える
2. 電子化する契約書と、紙で残す書類を分ける
3. 作成・承認・送信・保管を担当する人を決める
4. 閲覧・編集権限と退職・異動時の変更手順を決める
5. テスト契約書で送信、署名、保管、検索まで試す

契約の有効性や電子化の可否は書類・取引条件により異なる場合があります。重要な契約は弁護士・行政書士などの専門家へ確認してください。

最初の30分で試すこと

まず保管・検索の流れを、架空の書類で確認します。送信・締結まで試す場合は、対象プランと試用条件を確認してから、許可された範囲でテストします。フリープランだけでは契約締結はできません。

契約書を送る前から、締結後までの確認手順

以下は小規模事業向けに当サイトが整理した運用例です。実際の画面操作と使える機能は、選んだプランの公式案内で確認してください。

1. 送信前：完成版と受信者をそろえる

• 契約内容を確認済みの完成版を用意し、下書きと分ける
• 取引先の担当者名・メールアドレスと、署名する人を確認する
• 送信する人、内容を確認する人、締結後に保管する人を決める。一人運営の場合も、確認する順番を残す

2. 送信後：相手が受け取れたかを確認する

相手に事前案内を送り、署名依頼のメールが届かなければ迷惑メールや受信設定も確認してもらいます。未完了の書類を確認する日を決め、重複送信する前に状況を確かめます。

3. 締結後：必要な契約書を探せる状態にする

契約書名・取引先・終了日など、探すときに使う情報をそろえます。閲覧できる人を確認し、後日必要になったときの出力・保存方法と、担当交代時の引き継ぎ方法まで確かめます。

契約内容の確認と、サービスの操作確認は分けて行います。テスト用の書類には実際の顧客情報を入れず、本番の相手へ送信しないでください。

取引先への事前案内の例

署名依頼を突然送る前に、次のような案内で受信先と進め方を確認します。サービスから届く自動メールの文面ではなく、自分から送る説明の例です。

今回の［契約書名］は、電子契約でのお手続きを予定しています。署名依頼をお送りする前に、受信される方のお名前とメールアドレスをご確認いただけますでしょうか。
内容や操作でご不明な点がありましたら、［担当者名・連絡先］へご連絡ください。紙でのお手続きをご希望の場合も、事前にお知らせください。

［ ］を自分の情報に置き換え、取引先と電子契約で進めることを確認してから送信します。相手側の手続きや必要な機能は、公式のよくある質問・相談窓口で確認してください。